Evaluasi

Evaluasi adalah penilaian kualitas dan keberhasilan pelatihan yang dilakukan oleh para peserta dan instruktur.

Ini penting bahwa instruktur menerima feedback dari para peserta mengenai efektivitas kursusnya. Juga penting bagi para peserta untuk memperoleh kemungkinan  peningkatan perhatian, membuat saran, dan memikirkan apa yang telah mereka pelajari. Evaluasi membantu instruktur untuk menyempurnakan dan memperbaiki disain, konten, dan penyampaian secara teratur.

Kesan-kesan umum dalam ruang pelatihan

Seperti pengalaman yang anda dapatkan sebagai seorang instruktur, anda akan dapat menjelaskan dari tingkah laku peserta dan dinamika kelompok apakah pelatihan tersebut efektif atau tidak. Sebagai contoh, apabila kelompok mengajukan banyak pertanyaan yang relevan, menyumbangkan pengalaman-pengalaman dan masalah-masalah mereka sendiri dan/atau berpartisipasi secara aktif dalam latihan serta membuat tugas-tugas, ini menunjukkan bahwa mereka menyenangi pelatihan tersebut — dan sehingga mungkin merasa pelatihan ini bermanfaat dan sesuai. Sering para peserta yang merasa mendapatkan manfaat dari pelatihan tersebut akan mengatakan sesuatu kepada para instruktur sebelum meninggalkan ruangan — bahkan sebuah ucapan terima kasih menyatakan secara tidak langsung bahwa para peserta menghargai pengalamannya!

Perencanaan evaluasi peserta pelatihan secara tertulis

Bagaimanapun penting untuk mengumpulkan bahan bukti yang kongkrit dan obyektif tentang pelatihan yang dapat digunakan untuk meningkatkan dan merencanakan penyelenggaraan pelatihan di masa yang akan datang. Anda akan mendapatkan informasi mengenai:

• Pengalaman pelatihan dari para peserta termasuk berbagai sesi, kerja kelompok, tempat, dan fasilitas
• Penilaian dari pelatihan yang berhubungan untuk para peserta
• Efektivitas pelatihan dalam pengalaman para peserta
• Kebutuhan pelatihan lanjutan dari para peserta
• Apakah pelatihan tersebut sudah memenuhi tujuan pembelajaran seperti yang disebutkan dalam literatur pra-kursus

Pemilihan waktu dan panjangnya evaluasi

Dalam membuat formulir evaluasi anda perlu mempertimbangkan fakta bahwa kebanyakan peserta tidak ingin menghabiskan waktu untuk mengisi formulir tersebut. Anda juga harus memutuskan apakah evaluasi yang singkat diisi secara lengkap oleh kebanyakan peserta sebelum meninggalkan ruangan lebih bernilai dibandingkan dengan evaluasi yang lebih rinci dan dapat dibawa pulang oleh para peserta dengan resiko sebagian evaluasi tersebut tidak akan kembali kepada anda. Untuk kursus yang singkat paling baik untuk memberikan evaluasi di hari terakhir, sehingga dapat diisi oleh peserta sebelum meninggalkan ruangan. Apabila kursus pelatihan berlangsung selama beberapa hari, maka ide yang bagus untuk membagikan formulir evaluasi kepada para peserta di awal kursus — dan anda bahkan dapat memberikan waktu setiap hari untuk melengkapi bagian yang berhubungan. Evaluasi bekerja lebih baik untuk kursus yang lebih lama dibandingkan dengan kursus singkat; ini apabila para peserta dipersiapkan untuk meluangkan waktu yang cukup untuk mengisinya.

Apa yang masuk dalam evaluasi peserta 

Ini adalah daftar berbagai aspek pelatihan yang dimasukkan ke dalam evaluasi tersebut:

• Apakah tujuan kursus, sasaran pembelajaran, dsb, sudah terpenuhi
• Pertanyaan khusus tentang kaitan dari masing-masing sesi; apakah informasi yang disampaikan sudah sesuai dan memadai; apakah penyampaiannya diberikan dengan cara yang menarik
• Bagaimana para peserta menerima dan mengambil manfaat dari setiap tugas kursus yang diberikan
• Apakah ada yang hilang dari pelatihan tersebut
• Kualitas dan hubungan dari handout
• Kenyamanan tempat pelatihan
• Ruang yang diberikan dari tempat pelatihan
• Suhu dan sirkulasi udara dalam tempat pelatihan
• Saran-saran umum tentang tempat pelatihan (kondusif untuk pelatihan, suasana yang tenang, dsb)
• Kualitas konsumsi: tepat waktu, memadai, sesuai dengan harganya
• Apabila para peserta memiliki ketentuan-ketentuan pelatihan lanjutan

Ini terserah pada anda apakah evaluasi tersebut harus dengan mencantumkan nama peserta atau tidak. Keadaan tanpa nama akan memberikan kebebasan kepada para peserta untuk berterus terang dalam komentar-komentar dan penilaian mereka, serta dalam setiap hal biasanya kebanyakan evaluasi bersifat positif ditandai dengan fakta para peserta sudah memilih untuk menandatangani komentar-komentar mereka.

Bagaimana menyusun pertanyaan untuk memberikan respon yang berkualitas

Ada kemungkinan untuk membuat formulir evaluasi yang menanyakan respon secara lebih subyektif dan dalam bentuk-bebas dari para peserta, misalnya dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka seperti "apa yang anda pikirkan dari sesi tentang deskripsi arsip statis?". Namun, ada dua puluh respon untuk pertanyaan ini, masing-masing ada kemungkinan memberikan berbagai variasi yang unik, sulit untuk membuat ke dalam suatu penilaian keseluruhan yang bermanfaat tentang keberhasilan sesi tersebut dan mungkin untuk memperbaiknya. Lebih baik mengajukan sebuah pertanyaan yang jelas dan permintaan penilaian berdasarkan pada skala satu sampai lima atau enam. Contoh pendekatan tersebut diberikan di bawah ini:

Sesi	Apakah kontennya bermanfaat dan memadai?	Apakah kontennya disampaikan dalam suatu cara yang menarik
	Lingkari nomor yang menggambarkan penilaian anda
Pengantar dan Prinsip-prinsip	1   2   3   4   5	1   2   3   4   5
	KUNCI: 1. sangat baik; 2. baik; 3. cukup; 4. kurang; 5. tidak baik

Tindak lanjut untuk evaluasi peserta

Meskipun baik menjalankan evaluasi pelatihan, namun tidak ada maksud membuang waktu dalam mengumpulkan bahan bukti ini apabila anda tidak segera bertindak dengan hasilnya. Apabila evaluasi tersebut sebagian besar bersifat positif, maka anda tidak perlu terlalu banyak mengubah — meskipun evaluasi para peserta bersifat positif, namun ide yang baik untuk mengubah konten atau penjelasan tambahan dari materi yang ada dalam sesi maupun handout. Anda perlu memberikan penilaian anda sendiri tentang minoritas evaluasi yang bersifat negatif. Mungkin minoritas tersebut memiliki kritik yang benar yang dapat anda perhatikan, sementara tetap mempertahankan hal-hal yang dihargai oleh mayoritas peserta. Ini merupakan suatu kombinasi dari evaluasi tertulis peserta dan penilaian anda sendiri dari pengalaman pelatihan yang bermanfaat.

Evaluasi instruktur

Ini juga kebiasaan yang baik bagi instruktur untuk mengevaluasi pelatihan. Bahkan apabila anda hanya memerlukan waktu lima menit untuk memikirkan evaluasi peserta dan penilaian anda sendiri dari cara kursus dijalankan, ini dapat digunakan untuk mengatur pelatihan yang sama di masa yang akan datang. Apabila anda ditugaskan untuk memberikan pelatihan, atau anda perlu melaporkan mengenai aktivitas pelatihan anda, anda akan menyusun laporan kursus lebih terstruktur.

Di bawah ini adalah daftar berbagai elemen yang dapat masuk ke dalam sebuah laporan kursus pelatihan:

• Administrasi: karena ini mungkin dikelola oleh anda atau agen lain, lebih baik untuk melaporkan apakah administrasi kursus sudah efektif. Ini termasuk registrasi, periklanan dan informasi pra-kursus, urusan kerumah-tanggaan dan dukungan pada waktu pemberian pelatihan, dsb.
• Tujuan dan sasaran kursus: di sini anda akan mengulangi tujuan dan sasaran serta melaporkan tentang bagaimana telah berhasil memenuhinya baik dari penilaian anda sendiri dan dari bahan bukti evaluasi para peserta.
• Program: anda harus memasukkan program sebagaimana yang telah diberikan (mungkin lebih baik sebagai sebuah lampiran), bersama dengan komentar atau penjelasan yang berkaitan. Anda dapat mencatat di sini setiap perubahan yang perlu dibuat di masa yang akan datang sebagai sebuah hasil dari berbagai evaluasi.
• Konten kursus: anda akan meluangkan waktu di sini untuk memeriksa konten kursus dan memberikan komentar tentang bagaimana ini bekerja pada penyampaiannya bersama dengan komentar-komentar peserta. Ini perlu mencakup baik khusus untuk setiap sesi dan mencakup bagaimana variasi sesi bekerja sama sebagai suatu keseluruhan.
• Pembicara tamu: apabila anda memiliki pembicara tamu, maka anda perlu mengomentari penampilan mereka (sekali lagi dari penilaian anda sendiri dan evaluasi peserta) dan menyumbangkan saran untuk perubahan atau perbaikan yang sesuai.
• Peserta/komposisi kelas: di sini anda menulis jumlah, tempat-tempat bekerja, latar belakang umum, dan informasi yang berkaitan lainnya tentang kelompok yang diberikan pelatihan.
• Tingkat partisipasi: kebanyakan pelatihan meminta beberapa tingkatan partisipasi atau perhatian. Anda harus mencatat di sini kesan anda bagaimana keaktifan kelas pada saat itu
• Evaluasi peserta: ini merupakan laporan yang paling penting. Di sini anda membuat ringkasan evaluasi, mungkin memberikan laporan statistik, dan memberikan komentar (apabila perlu atau sesuai) pada waktu kembali.
• Tugas kursus yang penting: untuk kursus yang lama anda menyusun lembar kerja untuk para peserta melengkapinya sebelum kursus berakhir. Anda harus mendeskripsikannya di sini dan menambahkan komentar atau penilaian anda sendiri yang berkaitan.
• Handout: sekali lagi, para peserta akan mengevaluasinya, namun anda harus menjelaskan secara rinci apa yang anda sediakan dan menambahkan penilaian dan komentar anda sendiri.
• Tempat dan konsumsi: meskipun para peserta memberikan komentar tentang kedua hal ini, masukan anda juga bermanfaat — sebagai contoh, anda mungkin tidak banyak mempunyai pilihan dalam tempat dan pihak penyedia makanan.
• Peralatan: peserta mungkin tidak diminta komentarnya mengenai hal tersebut, namun untuk anda dan para pembicara tamu peralatan dan fasilitas dalam ruang pelatihan penting. Berikan komentar mengenai kedua hal tersebut di sini.

Last updated: 20 December 2005