Logistik

Untuk membuat kursus pelatihan yang berhasil, anda perlu suatu kombinasi dari keterampilan dan keahlian. Perencanaan logistik yang baik merupakan salah satu aspek yang paling penting dari penyampaian pelatihan. Apabila para peserta tidak nyaman secara fisik dan tidak tenang secara psikologis, maka mereka tidak akan mengambil manfaat sepenuhnya dari konten pelatihan tersebut. Langkah pertama dalam perencanaan logistik untuk pelatihan adalah membuat suatu jadwal pelatihan. Merancang apa yang dilakukan dengan alokasi waktu dan penunjukkan tanggung jawab untuk setiap tugas. Ingat bahwa akan selalu ada kejadian pada saat anda memiliki sedikit atau tidak ada kontrol mengenai beberapa atau seluruh logistik tersebut, dalam hal ini yang paling baik adalah fleksibel dan bekerja sama dengan para peserta untuk membuat situasi yang terbaik.

Contoh daftar logistik

• Merancang waktu untuk pelatihan
• Spesifikasi perlengkapan yang diperlukan
• Identifikasi tempat yang sesuai
• Memesan tempat
• Mengundang para pembicara, termasuk tenggat waktu untuk handout, ringkasan, dsb.
• Mengkonfirmasikan para pembicara
• Menyusun program
• Mengiklankan
• Registrasi para peserta
• Konfirmasi untuk para peserta
• Ketentuan-ketentuan dan pemesanan-pemesanan konsumsi
• Pengkopian handout dan materi pelatihan
• Membuat formulir evaluasi
• Membuat sertifikat

Tempat dan ruang kelas

Salah satu faktor yang paling penting untuk keberhasilan pelatihan adalah tempat atau ruang penyelenggaraan pelatihan. Ini sangat penting untuk memilih tempat pelatihan yang baik dan, khususnya apabila anda tidak memiliki banyak pilihan, mendapatkan ruang di luar tempat anda bekerja. Apabila tidak mungkin sebelumnya memeriksa sendiri tempat itu, maka disarankan untuk dapat ke tempat tersebut sebelum pelatihan untuk mengatasi masalah-masalah.

Tidak perlu takut untuk mengatur kembali furnitur tempat pelatihan, membuka atau menutup jendela-jendela dan pintu-pintu untuk memberikan kenyamanan kepada para peserta. Apabila para peserta merasa udara terlalu panas atau terlalu dingin, dapat mendengar suara bising di luar, dan duduk di kursi yang keras atau yang terlalu lembut, maka konsentrasi mereka dapat terganggu.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kenyamanan para peserta

• Penerangan — alami atau artifisial (buatan)
• Udara segar
• Tingkat kebisingan di luar
• Akustik dalam ruang pelatihan
• Temperatur

Peralatan pelatihan

Pada saat merencanakan pelatihan, anda perlu mengetahui bahwa anda dan para pembicara tamu memiliki peralatan yang diperlukan untuk mendukung presentasi-presentasi. Memeriksa tempat tersebut sebelum memesannya dan mencatat ketentuan-ketentuan peralatan anda.

Bahkan ketika anda sudah merencanakan dengan baik dan tempat tersebut dapat diandalkan, peralatan dapat saja tidak sesuai dan membuat anda kecewa. Sebaiknya di awal hari pelatihan, anda harus membuat file-file anda sesuai dengan perangkat keras dan perangkat lunak di tempat tersebut. Peralatan komputer mudah mengalami gangguan, sehingga anda perlu memeriksanya sendiri sejak awal pelatihan bahwa peralatan tersebut berfungsi. Sebuah ide yang baik untuk memiliki seorang teknisi yang dapat membantu mengatasi masalah-masalah teknis. Apabila anda memiliki handout, maka anda dapat menggunakannya sebagai pengganti dari OHP. Apabila peralatan proyektor data tersebut tidak berfungsi, maka back-up overhead dapat menjadi vital. Apabila anda merencanakan sebuah presentasi video, maka anda mungkin perlu membicarakan melalui program tersebut dan menjelaskan cara pembelajarannya.

Daftar peralatan

• Overhead projector dan slide asetat
  Alat ini merupakan mesin yang paling umum untuk mendukung sarana bantu visual untuk perkuliahan dan presentasi. Sarana ini menggunakan kaca, lampu, dan kaca pembesar untuk memproyeksikan sebuah citra pada layar atau tembok. Slide yang digunakan untuk membawa citra adalah asetat yang jelas dan dapat ditulis tangan atau digambar, dicetak dari sebuah komputer, atau dikopi. Kerugian dari overhead slides adalah bahwa alat ini mahal untuk membuatnya dan tidak dapat direvisi tanpa membuat sebuah slide yang baru. Slide dapat lebih orisinal dan secara visual menarik daripada presentasi PowerPoint. Overhead projector lebih handal dan umum daripada komputer di negara-negara yang sedang berkembang serta organisasi-organisasi dengan sumber daya yang terbatas.
• Flipchart
  Flipchart sama dengan papan tulis karena presenter dapat menulis di atasnya secara spontan untuk mendukung presentasinya. Alat ini dapat juga digunakan untuk materi yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Ini bermanfaat untuk memberikan lembaran-lembaran dari kertas flipchart kepada setiap kelompok untuk sesi feedback mereka. Seperti pada papan tulis, anda perlu menyediakan pena khusus flipchart (yang berbeda dengan pena yang digunakan untuk menulis pada papan tulis putih).
• Papan tulis putih
  Alat ini sama dengan papan tulis hitam yang modern, yang memiliki permukaan licin yang halus yang dapat ditulis dan dihapuskan.  Anda perlu menyediakan beberapa pena papan tulis putih yang khusus seperti yang dirancang untuk dapat dihapus secara mudah. Anda juga harus yakin bahwa pena tersebut berfungsi.
• Alat penayangan video
  Ini adalah suatu peralatan yang bertindak seperti sebuah overhead projector namun dapat memproyeksikan citra apapun yang ditempatkan dalam gambarnya. Hal ini dimungkinkan untuk menggunakan asetat konvensional, namun anda dapat menggunakan kertas print-out komputer, ilustrasi majalah, obyek dsb. Ini merupakan pilihan yang sangat fleksibel untuk mendukung presentasi tetapi berat untuk memperolehnya. Alat ini sangat mahal (lebih dari $ 1,000) dan memerlukan peralatan komputer tambahan termasuk sebuah proyektor data untuk bekerja.
• Proyektor data dan komputer dipasang untuk PowerPoint atau perangkat lunak presentasi lainnya
  PowerPoint adalah salah satu program komputer Microsoft yang dapat mengorganisasikan teks dalam poin-poin dan ilustrasi-ilustrasi yang singkat untuk mendukung presentasi anda. Keuntungan dari alat ini adalah mudah dan murah untuk merevisi dibandingkan dengan overhead slides namun, apabila tidak digunakan dengan baik, alat ini dapat membosankan secara visual.
• Layar proyeksi
  Ini merupakan sebuah peralatan yang penting untuk semua mesin sarana bantu visual yang telah disebutkan di atas. Layar ini dapat dipasang pada dinding seperti tirai gulungan atau dapat berdiri sendiri. Meskipun dimungkinkan untuk menggunakan dinding putih yang datar untuk proyeksi, namun sebuah layar akan menampilkan sebuah citra yang datar dan jelas.
• Alat pemutar kaset video
  Ada beberapa cara memutar video dalam sebuah ruang kelas. Pertama adalah dengan sebuah televisi yang besar dan sebuah alat pemutar video yang konvensional. Alat ini biasanya memerlukan beberapa pengaturan kembali dari ruang kelas agar semua peserta dapat melihat dengan baik. Cara lainnya untuk memutar sebuah video adalah dengan peralatan komputer melalui sebuah proyektor data.
• Alat pemutar DVD
  Seperti sebuah pemutar video namun menggunakan teknologi digital (Digital Versatile Disks) untuk merekam dan memutar film dsb.
• Hubungan Internet
  Apabila anda akan melakukan presentasi termasuk memperlihatkan Website, maka diperlukan hubungan Internet (biasanya melalui sebuah telepon).

Waktu Istirahat dan Konsumsi

Pengaturan waktu istirahat dan penyediaan konsumsi serta fasilitas-fasilitas lainnya penting untuk keberhasilan pelatihan. Meskipun dimungkinkan untuk menyediakan makan siang dalam ruang pelatihan, tetapi sebaiknya makan siang dilakukan di ruang yang berbeda — khususnya karena penyediakan makanan dan peralatannya dapat mengganggu dan apabila tidak segera dibersihkan, maka dapat menimbulkan bau yang tidak menyenangkan di dalam ruang pelatihan.

Pilihan makanan dapat juga menjadi sangat penting untuk pengalaman peserta. Anda perlu menilai dalam beberapa cara (mungkin dengan sebuah kotak pilihan pada formulir aplikasi) apakah ada kebutuhan pengaturan makanan secara khusus. Anda mungkin ingin memilih beberapa makanan vegetarian seperti hal yang biasa namun apabila anda memiliki peserta yang memerlukan makanan halal, vegan, atau bebas zat perekat, maka anda akan memenuhinya juga. Ada beberapa pilihan penting lainya tentang konsumsi.

Anda perlu menentukan kamar mandi laki-laki dan perempuan serta memberitahukan kepada kelas di awal kursus. Sama halnya, anda harus memberitahukan kepada mereka dimana mereka dapat merokok pada waktu istirahat. Juga baik untuk menjelaskan kepada kelas dimana jalan darurat untuk menghindari bahaya kebakaran serta memberikan pelatihan keadaan darurat seperti kebakaran termasuk tempat berkumpul.

Last updated: 20 December 2005