The first edition of “What students in archival science learn. A bibliography for teachers” was launched at the 1996 ICA-Congress in Beijing. It had become obvious that plans for producing an exhaustive international bibliography of publications in archival science in a database format would not be executed in the near future. Therefore the ICA Section for Archival Education and Training (ICA/SAE) decided to produce this selective and partially complete survey of the archival literature used in archive schools. ICA/SAE distributed its bibliography among ICA/SAE members and other archive schools and programs for archival education and training: within a few months the first edition had sold out.
SAE immediately planned a second edition. The first edition covered archival education and training in the West more comprehensively than elsewhere and it was the intention of the section’s Steering Committee to create a better balance in the second one. A project team was established consisting of Masahito Ando (Japan), Feng Huiling (China), Irena Mamczak-Gadkowska (Poland) and Silvia Schenkolewski (Israel). They sent requests for information to archive schools and national archives services in three distinct parts of the world: (1) Asia; (2) Central and Eastern Europe; (3) the Anglophone world and the rest of Europe. The result was a considerable increase in the number of schools represented, covering Western Europe, Central and Eastern Europe and Asia (particularly China, where thirteen universities participated). As a consequence there was a marked increase in the number of titles listed, of references inserted and in the number of languages and scripts used to describe these titles. The project team decided to employ the scripts already used in ICA-publications (Latin and Cyrillic) and to transcribe and translate the Asian and Hebrew titles.
For the rest, the scope and structure of this second edition is the same as the scope and structure of the first. It is limited to books and articles in the field of archival science which are obligatory study material for students of the subject and which are judged by the schools themselves to be of more than merely local relevance. Titles published before 1980 are not included, except for titles of general manuals and readers. Each entry in the bibliography consists of a number, a short title description, and one or more codes, referring to the archive school or schools that use the book or article in question. A list of codes used for schools they precedes the first chapter of the bibliography.
The classification used in both editions is a compromise between the standing classification of Duchein’s bibliography and the American classification used by David Cox in Archives and Manuscripts Administration: A Basic Annotated Bibliography. This is an adaptation of traditional classification for the publication’s requirements, but it essentially remains traditional. It reflects the life-cycle rather than the continuum approach since records management is treated more or less as an additional subject. Archival description is presented as a separate archival function and not as an activity underlying all archival and recordkeeping functions. The preservation chapter focuses on paper material: the preservation of electronic records is part of the electronic records subsection, which - as another additional subject - is characterised as a special category of records.
The older titles required this type of classification scheme, but the more recent ones do conform so easily. This is due to the current paradigm shift in archival science which makes it almost impossible to consistently classify the field’s books and literature published over the last twenty years. One of the most striking features of a scientific paradigm is the way in which it orders its domain, which is expressed in the subjects marked out by the authors of books and articles and the structure of these subjects as reflected in a classification scheme. While this does not prevent archival educators from finding literature relevant to their teaching, the arrangement of the titles in this bibliography additionally allows them to see to what degree the paradigm shift is affecting archival education and training all over the world.
Classes are sub-divided first according to subject and then according to language. Compared to the first edition, the number of languages has considerably increased, and as a consequence their sequence has been altered. Now the official ICA languages come first, followed by the other languages in alphabetical order. Within the sections the titles are listed chronologically, starting with the most recent ones.
A bibliography like this is out of date by the time it is published. some parts are more up to date than others because titles sent in for the first edition by schools which did not respond to the second edition’s questionnaire have been maintained.
In the first instance schools themselves decided on selection and classification of the titles. The editors are responsible for the ultimate collection, completion, standardisation, further classification and refinement of the number of the titles.
This bibliography is intended to serve both archival educators and trainers, but may serve the trainers more than the educators. It is supposed to be a tool for teachers both in the developing and in the developed world, but it may help the latter most. Although aimed at archival educators, practising archivists can use it to form an impression of what newly educated archivists have in mind when they enter the profession. It is primarily a tool for selecting books and literature, but, together with the addresses of the schools to be published by ICA/SAE on its website soon, it could also act as a stimulus for archival educators to communicate with colleagues all over the world.
It is not likely that a third edition of this bibliography will ever be printed because printed bibliographies of this kind become out of date very rapidly. It is not just a dream that within a few years most archive schools will have mounted these titles onto their web-pages which would be linked via the ICA/SAE website. It has now been clearly demonstrated that there are similarities in what students in archival science learn in different parts of the world; but there is also a great variety: many excellent books and articles are published in English; but the production of literature in other languages is considerable and worthy of notice.
This book is - again - the result of the joint efforts of both the members and the Steering Committee of ICA/SAE. Members of the Section and other colleagues are kindly invited to send ICA/SAE their comments, suggestions and updates. The members of the project team who gathered, processed and edited the data and solved all problems generated in time deserve the gratitude of all archival educators in the world.
The Hague, September 2000.
Theo Thomassen, president ICA/SAE.
La première édition de "Ce que les étudiants en archivistique apprennent. Une bibliographie pour les enseignants" fut lancée au congrès du Conseil International des Archives (CIA) à Pékin en 1996. A l'évidence, le projet de produire, sous forme de base de données, une bibliographie internationale exhaustive des publications relatives à la science archivistique ne serait pas réalisé dans un futur proche. C'est pour cette raison que la section du CIA pour l'enseignement de l'archivistique et la formation des archivistes (CIA/SEA) décida de produire ce relevé, sélectif et non exhaustif, de la littérature archivistique en usage dans les écoles d'archivistique. La section distribua sa bibliographie à ses membres et à d'autres écoles d'archivistique ou programmes pour l'enseignement de l'archivistique et la formation des archivistes: en peu de mois, la première édition fut épuisée.
La section projeta immédiatement une deuxième édition. La première édition couvrait l'enseignement de l'archivistique et la formation des archivistes de façon plus détaillée en Occident qu'ailleurs et l'intention du comité directeur de la section fut de créer un meilleur équilibre dans la deuxième. Un groupe de travail fut formé avec Masahito Ando (Japon), Feng Huiling (Chine), Irena Mamczak-Gadkowska (Pologne) et Silvia Schenkolewski (Israël). Ils envoyèrent des questionnaires aux écoles d'archivistique et aux services d'archives nationales dans trois parties du monde: (1) l'Asie; (2) l'Europe centrale et de l'Est; (3) le monde anglophone et le reste de l'Europe. Il en résulta un accroissement considérable du nombre d'écoles représentées couvrant l'Europe de l'ouest, l'Europe centrale et de l'est et l'Asie (en particulier la Chine, où treize universités participèrent). La conséquence en fut une augmentation notable des titres énumérés, des références introduites et du nombre de langues et d'écritures utilisées pour décrire ces titres. Le groupe de travail décida d'employer les écritures déjà en usage dans les publications du CIA (latin et cyrillique) et de transcrire et traduire les titres asiatiques et hébraïques.
Quant au reste, les limites et la structure de cette deuxième édition sont les mêmes que celles de la première. Elle s'en tient aux livres et articles qui constituent, dans le champ de la science archivistique, des matériaux d'étude indispensables pour les étudiants et que les écoles elles-mêmes ont jugés localement les plus pertinents. Les titres publiés avant 1980 ont été exclus, à l'exception des titres des manuels généraux et recueils de textes. Chaque entrée, dans la bibliographie, comporte un numéro, une courte description du titre et un ou plusieurs codes correspondant aux écoles qui utilisent le livre ou l'article en question. Une liste des codes employés pour les écoles figure en tête du premier chapitre de la bibliographie.
La classification utilisée dans la deuxième édition est un compromis entre la classification classique de la bibliographie de Duchein et la classification américaine adoptée par David Cox dans Archives and manuscripts Administration: a basic annotated bibliography. C'est une adaptation de la classification traditionnelle pour les exigences d'une publication mais, pour l'essentiel, elle reste traditionnelle. Elle reflète une approche du cycle de vie des archives plutôt qu'une approche continue puisque la gestion des documents est plus ou moins traitée comme un sujet complémentaire. La description archivistique est présentée comme une fonction archivistique séparée et non comme une activité sous-tendant toutes les fonctions de traitement des archives définitives et courantes. Le chapitre sur la conservation est centré sur le support papier: la conservation des archives électroniques fait partie de la sous-section sur les archives électroniques qui comme tout autre sujet complémentaire- sont décrites comme une catégorie spéciale de documents.
Les titres anciens réclamaient ce type de plan de classification mais les plus récents s'y insèrent facilement. Ceci est dû au glissement paradigmatique courant de la science archivistique qui empêche presque de classifier logiquement les livres et la littérature du domaine publiés il y a plus de vingt ans. L'un des traits marquants d'un paradigme scientifique est la façon dont il ordonne son domaine, ce qui s'exprime dans les sujets soulignés par les auteurs des livres et articles et dans la structure de ces sujets comme elle se reflète dans un plan de classification. Sans que cela empêche les enseignants d'archivistique de trouver la littérature pertinente pour leur enseignement, l'ordonnancement des titres dans cette bibliographie leur permet, en plus, de voir à quel degré le glissement paradigmatique affecte l'enseignement et la formation en archivistique de par le monde.
Les rubriques sont subdivisées d'abord par thèmes puis par langues. Comparé à la première édition, le nombre de langues a considérablement augmenté et, par voie de conséquence, leur ordre en a été affecté. Ici, les langues officielles du CIA viennent en premier, suivies par les autres langues dans l'ordre alphabétique. A l'intérieur des sous-rubriques, les titres sont ordonnés chronologiquement, en commençant par les plus récents.
Une bibliographie comme celle-ci est dépassée au moment même où elle paraît. Certaines parties le sont plus vite que d'autres, car les titres envoyés pour la première édition par les écoles qui n'ont pas répondu au questionnaire de la deuxième édition ont été conservés.
Dans une première phase, les écoles ont elles-mêmes décidé la sélection et la classification des titres. Les éditeurs sont responsables en dernière instance de la collecte des titres ainsi que du travail pour les compléter, les normaliser, les classifier de façon plus approfondie et les valoriser.
Cette bibliographie a pour objectif de servir à la fois aux enseignants et aux formateurs en archivistique mais, peut-être plus encore, à ces derniers qu'aux premiers. Elle est supposée être un outil pour les enseignants aussi bien dans les pays en voie de développement que dans les pays développés mais il se peut qu'elle aide davantage les derniers. Bien que visant les enseignants d'archivistique, les archivistes professionnels peuvent l'utiliser pour se faire une idée de ce que les archivistes récemment formés ont en tête quand ils entrent dans la profession. C'est essentiellement un outil pour choisir livres et littérature mais, avec les adresses d'écoles que la section (CIA/SEA) doit bientôt publier sur son site web, elle peut aussi agir comme un stimulant pour les enseignants d'archivistique à communiquer avec leurs collègues de par le monde.
Il est peu probable qu'une troisième édition de cette bibliographie soit jamais imprimée, car les bibliographies de ce type sont très vite dépassées. On peut imaginer sans trop rêver, que, d'ici peu d'années, la plupart des écoles d'archivistique auront mis ces titres sur leurs pages web, qui seront elles-mêmes en lien avec le site web de la section (CIA/SEA). Il a été désormais clairement démontré qu'il existe des ressemblances dans ce que les étudiants en science archivistique apprennent dans les différentes parties du monde; mais la diversité est également très grande: beaucoup de livres ou d'articles excellents sont publiés en anglais; la production en d'autres langues est cependant considérable et mérite intérêt.
Ce livre est une fois de plus- le résultat des efforts conjoints des membres et du comité directeur de la section (CIA/SEA). Les membres de la section et les autres collègues sont invités à envoyer à la section leurs remarques, suggestions et mises à jour. Les membres du groupe de travail qui ont rassemblé, examiné et mis au point les données et résolu à temps les problèmes générés, expriment leur gratitude à tous les enseignants d'archivistique du monde.
La Haye, septembre 2000.
Theo Thomassen, président de la CIA/SEA